Gestão de logística: quais KPIs usar para medir o desempenho do seu armazém?

Já dizia o professor Williams Edwards Deming em sua frase mais famosa: “não se administra aquilo que você não mede”. Quando o assunto é gestão de logística, muitos profissionais encaram desafios justamente nesse quesito — como analisar o desempenho de cada área e mensurar a produtividade de seus colaboradores, a fim de otimizar cada vez mais a qualidade de seus processos logísticos?

É claro, existem métodos manuais e antiquados para aferir a performance de um setor ou funcionário, mas eles são pouco eficazes visto que estamos vivendo uma era marcada pela transformação digital e adoção de novas tecnologias no armazém do futuro. Sendo assim, como é possível  melhorar a gestão de distribuição e ter a certeza de que tudo está indo nos conformes?

A resposta está no uso de Key Performance Indicators (Indicadores-Chave de Desempenho ou KPIs) combinados com um sistema WMS robusto, o que possibilita a extração de estatísticas inteligentes e cruzamento de dados para a criação de relatórios.

 

MAS O QUE SÃO KPIs E O QUE ELES TÊM A VER COM SUA EMPRESA?
Um KPI nada mais é, do que uma ferramenta de gestão, que tem como objetivo ajudar o gestor a mensurar o desempenho de um determinado processo corporativo e, consequentemente, oferecendo um diagnóstico prévio se determinado modelo de trabalho alcançará o sucesso ou não. Embora esse conceito seja antigo, ele é cada vez mais valorizado, uma vez que está se tornando mais fácil obter dados numéricos que lhe auxiliam na criação de um KPI.

Existe uma variedade imensa de indicadores, e cada um pode ser empregado de acordo com aquilo que se pretende medir: produtividade, qualidade, lucratividade, capacidade e assim por diante. Enfim, o importante é entender que não há uma receita de bolo pronta e é unicamente o gestor, o profissional responsável por eleger quais métricas são mais importantes para atingir os objetivos do empreendimento.

KPIs podem ser empregados em qualquer negócio e em qualquer área de atuação — não poderia ser diferente com a gestão de logística. Utilizando essas métricas-chave, torna-se mais fácil saber quais setores da empresa precisam ser otimizados e quais são os investimentos necessários para fazer o seu armazém ou centro de distribuição evoluir. A partir do momento em que o empreendedor consegue qualificar um processo, fica mais fácil melhorá-lo.

 

KPIs NA GESTÃO DA LGÍSTICA: OS PRINCIPAIS INICADORES
Mas, é óbvio, a área de gestão de distribuição possui alguns KPIs bem específicos que nenhuma outra área de atuação costuma usar. Como foi dito anteriormente, indicadores-chave não são receitas prontas, mas sim métricas que devem ser criadas de acordo com a necessidade daquilo que precisa ser medido, trabalhado e, naturalmente, otimizado. Confira alguns exemplos de KPIs próprios para esse segmento:

  • Acuracidade de inventário: este KPI visa relacionar a diferença entre a quantidade de mercadorias registrada no sistema (contabilizada) e a que realmente existe em seu armazém. Quanto menor for essa discrepância, maior será a acuracidade do seu inventário, e isso é importante para evitar surpresas desagradáveis como falta de estoque e excesso de carga;
  • Custos de transporte com um % de vendas: esta métrica tenta entender quanto você gasta com transporte de mercadorias e relacionar esse custo com o total de vendas. Quanto menor for essa relação, melhor para a gestão de logística, pois maior será o seu desempenho econômico e lucros diretos;
  • Coletas no prazo: aqui é mensurado o percentual de coletas realizadas no prazo correto para melhor atender ao cliente. Trata-se de um KPI crítico, pois ele revela a qualidade do serviço de transporte. Quanto mais alto for o valor encontrado, menor é a incidência de coletas efetuadas em atraso;
  • Visibilidade dos estoques: o objetivo deste indicador-chave é entender o tempo necessário para que as cargas recebidas sejam disponibilizadas no sistema WMS. Trata-se de mais um KPI crítico para o sucesso do seu negócio: atrasos nesse registro podem gerar lentidão em outros processos e até mesmo ocasionar perda de vendas. O ideal é que a visibilidade do armazém seja oferecida em tempo real;
  • Custo por pedido: estuda a relação entre os gastos despendidos para despachar e concluir cada pedido. Trata-se de uma aferição simples: quanto menor for esse custo, mais econômicas são as operações do armazém, aumentando seus lucros;
  • Taxa de atendimento dos pedidos: podemos dizer que este KPI engloba todos os anteriores. Ele informa o percentual de pedidos que foram entregues com sucesso aos clientes, na quantidade e prazo corretos, sem lentidão, erros de separação ou fracionamento de itens por falta de estoque.


Vale observar, novamente, que estes são apenas alguns dos KPIs que podem ser usados na
gestão de distribuição, sendo possível até mesmo criar os seus próprios, como indicadores para medir o desempenho da capacidade de armazenagem e de carga e descarga de veículos, por exemplo.

 

O SISTEMA WMS E OS KPIs
A adoção de um sistema WMS de qualidade facilita muito a adoção de KPIs para medir o desempenho de diversos setores da sua companhia e estudar otimizações, se assim for necessário. Afinal, esse tipo de plataforma tecnológica torna mais simples a captura e concentração de dados estatísticos em um único relatório — e, a partir daí, basta fazer o cruzamento de informações necessárias para dar vida ao KPI desejado.

O objetivo da tecnologia é automatizar grande parte dos processos de gestão de logística, e, com o WMS certo, aumentar a visibilidade do seu armazém ou centro de distribuição e melhorar a acuracidade do inventário se torna algo muito mais simples. Ao medir o desempenho dos setores e do seu pátio logístico, ganha-se maior produtividade, otimiza-se o tempo e aumenta-se a rentabilidade. Enfim, sua empresa ganha mais um diferencial competitivo frente à concorrência.

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