#5 passos para ter compliance no gerenciamento de armazéns

Você sabe o que é compliance? O termo, que anda sendo bastante citado em discussões e artigos corporativos, tornou-se uma necessidade — inclusive para o gerenciamento de armazéns. Basicamente, compliance vem do verbo inglês “to comply”, que significa agir de acordo com regras ou padrões pré-estabelecidos.

Em uma empresa, compliance determina o estado de conformidade com regulamentos, tanto externos quanto internos, criados para um fim específico. E por que o tema vem tomando corpo no setor logístico? Porque com crescentes demandas, definir normas e processos bem específicos e organizados, e estar em compliance com eles, é fundamental para garantir bons resultados.

Pode ser uma série de especificações que atestem um padrão de qualidade ou uma metodologia de processos logísticos para otimizar as tarefas em um armazém, entre outros. No setor de e-commerce, por exemplo, constantemente pressionado por níveis mais altos de qualidade (seja técnica, de satisfação, de atendimento e, é claro, de logística), e em grande crescimento, isso faz toda a diferença. Afinal, com a demanda maior do mercado por qualidade e diferenciais estratégicos, esse conceito passa a se expandir para aumentar a eficiência de toda a cadeia.

Em algumas empresas, o assunto é levado tão a sério que observa-se inclusive a dedicação de um profissional ao tema, o compliance officer. Ou até mesmo a criação de times inteiros para administrar um programa de compliance.

O setor logístico não possui — até o momento — um órgão regulador máximo, como é o caso das telecomunicações. Porém, ao transportar mercadorias por caminhões, por exemplo, recaem as regulamentações da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), enquanto a distribuição por meios aéreos fica sob fiscalização da Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) e assim por diante.

Não existe uma “receita de bolo” para manter sua empresa em compliance, visto que cada negócio possui suas particularidades, inclusive legais. Porém, algumas etapas são essenciais e podem ser seguidas pelo gestor que deseja otimizar seus processos logísticos e estar em compliance com eles. Veja:

 

#1 Identificação de riscos

O primeiro passo seria identificar os riscos que a falta de uma padronização ou aplicação de normas teria em seu negócio. É importante levantar dados e fatos para elaborar um fluxo de seus processos, identificar os pontos críticos e estabelecer os procedimentos que devem ser seguidos. Sejam leis ou normas internas.

Pense nos mais variados prejuízos que a sua empresa pode sofrer por não atender a regulamentações específicas, levando em conta não apenas o impacto, mas também a probabilidade de ocorrer e de se repetir, caso essas normativas não sejam seguidas no gerenciamento de armazéns.

 

#2 Planos de prevenção

A partir do momento em que se conhece os riscos, fica mais fácil desenhar soluções e procedimentos de prevenção para evitar que eles aconteçam — o que seria o segundo passo.

Aqui, pode ser identificada a necessidade de treinamento dos funcionários ou uma mudança na forma de realizar determinada tarefa, por exemplo. O importante é que o plano de prevenção seja elaborado e posto em prática, para melhoria contínua, e é claro, compliance. Aqui, você pode priorizar as mudanças voltadas à prevenção dos riscos com maior impacto no seu negócio, por exemplo.

 

#3 Monitoração e detecção

Na terceira etapa, monitora-se os procedimentos anteriormente aplicados para ter a certeza de sua eficácia. Aqui, eventuais gargalos precisam ser mitigados e auditorias constantes precisam ser organizadas. Será que todas as normas apontadas pela empresa estão sendo seguidas? Se não estão, identificar o porquê para providenciar os ajustes é essencial para identificar lacunas a serem sanadas e as oportunidades de melhoria.

Sem isso, é impossível chegar ao quarto estágio, onde você efetivamente soluciona o problema e desenvolve a versão final de um plano de contenção de riscos.

 

#4 Resolução das falhas

Chega-se então ao momento de atuar corretivamente sobre as diferenças identificadas. Pode ser que seja necessário corrigir os processos, eliminar atividades e revisar as normativas previamente estipuladas, caso elas de fato não estejam adequadas ao negócio. Sim, a resolução do problema pode estar na proposição de melhorias sobre a política de conformidade.

Isso pode acontecer e o importante é que a empresa esteja aberta a revisões e melhorias, para encontrar o melhor modelo e se adequar a ele, buscando então o compliance.

 

#5 Assessoramento à tomada de decisão

A partir do momento em que regras e processos internos são definidos, assim como a legislação a ser seguida, todos os níveis da empresa devem direcionar suas ações em compliance com elas. Isso implica dizer que toda a empresa precisa receber as informações necessárias para dar continuidade ao seu trabalho pautadas pela legislação e normativa interna vigente.

Aqui, o compartilhamento de conhecimento é essencial para que o compliance seja atingido.

 

Antecipe as inconformidades com um sistema logístico

Como registrar os dados, analisá-los e compartilhá-los com toda a empresa? E como facilitar a implementação execução dos processos dentro do padrão estabelecido? É aí que entra a necessidade de usar um sistema de gerenciamento de armazém ou WMS (Warehouse Management System).

Uma solução desse gênero facilita a implementação e padronização da rotina, e permite se antecipar às inconformidades de seus processos logísticos com as regulamentações estabelecidas. Isso devido ao seu poder de capturar informações de tudo o que ocorre dentro de seu armazém ou centro de distribuição, transformando esses dados em relatórios inteligentes e previsões certeiras.

Um sistema de gerenciamento de armazéns é essencial para o gestor que deseja ter maior visibilidade sobre o que acontece dentro de seu pátio logístico. Sem identificar as possibilidades de melhoria e pontos fracos de sua metodologia atual, é impossível reinventar o seu negócio para continuar se mantendo relevante em um mercado altamente competitivo.

Compliance não é só uma palavra da moda. Veio para ficar e precisa de ferramentas adequadas para gestão de suas diretrizes na logística. Já conhecia esse conceito? Conte pra nós como a implementação dele em sua rotina de logística!

 

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